「紙のタイムカードからクラウド勤怠へ」勤怠管理に絞って進めた業務改善

紙のタイムカードから勤怠管理ツールへ

Q：導入前の勤怠管理は、どのように行っていましたか

出退勤の記録は、各自がタイムカードへ手書きで行い、それを担当者１名が手作業で集計していました。そのため、稼働時間の計算や給与の計算には、かなりの時間がかかっていました。また、年末調整や源泉徴収に関わる作業にもかなり苦労していました。以前から引き継いだ方法のままで、何も疑わずに進めていましたが、今振り返るとかなり手間のかかるやり方だったと思います。

Q：勤怠管理ツールの選定と導入は、どのように進めましたか

事務担当者とぶどう栽培をしているスタッフがスマホから打刻できることと、今後検討している給与計算や会計システムと連携しやすそうな点を重視しました。
選定の際は、青森県DX総合窓口の担当の方からいくつか勤怠管理ツールを紹介いただきましたが、最終的に選んだのは、クラウド型の「タッチオンタイム（Touch On Time）」というサービスです。30日間の無料トライアルがあり、実際に試せたことで具体的な活用場面や方法を考えることができました。
使い始めの頃は、設定や機能に戸惑うことも多くありましたが、その都度調べたり、青森県DX総合窓口に相談しながら少しずつ運用を整え、現在も試しながらではありますが導入からおよそ3ヶ月が経過しました。

Q：ツールの導入後、スタッフはどのように勤怠を記録していますか

「タッチオンタイム」のスマホ打刻機能を使い、全員が出勤・休憩・退勤のタイミングで各自打刻しています。
最初は年配の方がスマホで打刻をするのは難しいのではないかと不安もありましたが、やってみると問題なく使えており、「自分でもできる」と言ってくれています。以前のように、わざわざタイムカードのために事務所に来る必要がなくなり直接作業現場に出勤できるようになったため、スタッフの負担は減りました。

Q：社内への伝え方で工夫したことはありますか

「これに決めたから、今日からこうしてね」と一方的に伝えるのではなく、「こういうことをやろうと思っているんだけど、どうかな？」と、早い段階から共有するようにしました。不安な点やアイデアを事前に出してもらいながら、一緒に進めていきたいというスタンスで話せたことが、スムーズな導入につながったと感じています。
また、いきなりタイムカードから完全移行するのではなく、タイムカードと「タッチオンタイム」を併用する試験運用の期間を設けながら運用することで、スタッフの不安を和らげつつ移行できていると感じています。

「タッチオンタイム」の勤怠画面

打刻時間を履歴から確認可能