“やるしかなかった”から始めた社内DX！DXに挑んだ5年間の軌跡　やまと印刷株式会社

走り始めた社内DX実施と最初の5年間　課題と学び

Q: DX事業部発足後、最初の5年間で直面した課題について教えてください。

DX事業部を立ち上げた当初、最も大きな課題は「紙と口頭が当たり前だった社内文化を変えること」でした。これまで電話やメール、FAXなど手作業で受け付けていた問い合わせ対応を見直し、Googleフォームで問い合わせ内容を一括収集し、自動的にスプレッドシートに転送する仕組みを導入しました。さらに、QRコード付きチラシからの入力情報を顧客データと連携させることで、これまで見えなかった「現場のニーズ」を可視化できるようになりました。
受注管理からスケジュール調整、社内のトラブル報告に至るまでの情報をGoogleサイトに集約することで、「探す・転記する」といった無駄な作業が大きく減り、デジタル化のメリットを実感できました。一方で、「やってみないとわからない」「細かいところまで手が届かない」といった社員の戸惑いもありました。そのため、私自身がサービスを積極的に使い、社員に教えることと旧システムの遮断といった物理的な移行手段を併用しながら、試行錯誤を繰り返しました。こうした経験から、「単にツールを導入するだけではなく、組織の習慣そのものを変えることがDXの実現には不可欠である」と学びました。

DXに挑む企業へのアドバイス―まず“やめること”を決める

Q: これからDXに取り組もうと検討している企業に向けて、メッセージをお願いします。

DXの取り組みでは新しいツールを次々に導入する「足し算」ではなく、「何をやめるか」を明確にする「引き算」の意識が大事です。当社ではFAX回線の廃止を打ち出し、取引先にも段階的にメール対応への移行をお願いすることで、クラウドや電子データを軸とした運用への強制的な切り替えを行いました。逃げ道を残すと人はそこへ戻ってしまうため、経営者自らが先頭に立ち、「旧来の仕組みはもう使えない」とはっきり宣言することが非常に重要です。
また、DXへの取り組みは「やってみないとわからない」未知の領域です。最初から完璧を目指すのではなく、試行錯誤しながら改善していく姿勢が求められます。当社でもいくつかの有料のデジタルツールを導入しましたが、必ずしも全てが期待どおりには機能せず、柔軟に自社でカスタマイズしていく必要がありました。
そして何より、DXに取り組む際は短期的な成果だけを求めるのではなく、企業の長期戦略として捉えて実行することが重要です。経営計画の中に位置づけ、継続して進めていくことこそが、真の意味でのデジタルトランスフォーメーションの実現に近づく道です。初めの一歩は勇気が要りますが、ぜひ他社の皆さまにも「まずやめることを決める」ことから、挑戦を始めていただけたらと思います。

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